我国企业行政管理工作信息化建设的问题与解决措施

　　摘要：企业行政管理工作是企业管理工作中的重要一环， 是保障企业平稳运行、良性发展的重要力量， 在企业的运行中充当着不可或缺的角色。在激烈的市场竞争环境中， 企业必须顺应时代发展， 强化对行政管理工作的信息化建设， 并依据本企业实际情况， 积极探索企业行政管理工作信息化的建设策略。首先强调了企业行政管理信息化建设的意义；随后对企业行政管理工作信息化发展情况进行了回顾；其后对我国企业行政管理工作信息化建设中存在的问题进行了梳理；最后有针对性的提出了解决问题的思路。

　　

　　关键词：企业； 行政管理工作； 信息化建设；

　　

　　互联网的普及以及信息技术的不断发展， 使信息化覆盖了我国各领域和各行业。信息化的出现对人们的影响十分广泛， 它不仅改变了人们的工作方式， 更让人们深刻地体验到信息技术的科学性和便捷性。在信息化高度发展的今天， 所有组织中的行政管理工作都应当加快对信息技术的应用与普及， 从而有效提升行政管理效率[1].对于企业行政管理工作同样如此， 企业必须顺应时代发展， 持续推动信息化建设， 为企业自身持续健康的发展注入更强动力。

　　

　　一、强化企业行政管理工作信息化建设的意义

　　

　　企业行政管理工作信息化建设的根本目的是为了提升行政管理效率， 优化企业管理， 提升企业绩效。立足于现代企业管理可知， 现阶段的企业行政管理工作大多运用系统工程思想与方法， 通过对这些思想与方法的运用实现节约成本的目的， 提升资源利用率。当前是信息化时代， 切实加强企业的行政管理工作信息化建设， 将大幅提高企业行政管理工作水平和效率， 同时也是企业在激烈的市场竞争中生存的重要保证。

　　

　　二、企业行政管理工作信息化发展的历史阶段概述

　　

　　（一） 单机用户的使用阶段

　　

　　我国企业从二十世纪八十年代开始， 逐步进行了信息化方面的建设。这一时期由于受到西方发达国家的影响， 我国企业逐渐认识到了计算机应用的重要性， 并纷纷购置了计算机设备。但那个时代的信息技术尚未发展成熟， 所以当时的计算机大多只是起到文字处理以及辅助行政管理工作的作用。在二十世纪八十年代中期到九十年代初， dBASE、FoxBASE等桌面数据库管理系统被逐步应用到企业的行政管理工作中。一些企业的行政管理人员还依据桌面数据库管理系统设计了一些较小的管理软件， 例如企业职工的薪酬管理软件以及人力资源管理软件等， 但值得注意的是， 这些软件还不能实现企业内部的信息共享， 主要是因为这些软件往往都是以单个用户为基础的， 在没有互联网支持的情况下， 就更加难以实现信息的共享了。这些小型软件的存在实际都是独立的， 无法发挥协同效应， 不能充分体现其对于企业行政管理工作的综合作用。综上所述， 这一时期的企业信息化程度较低， 对于计算机的应用程度也不高， 但是不得不说， 计算机在企业管理中的应用， 为企业日后的行政管理工作信息化建设打下了良好基础。

　　

　　（二） 企业局域网的使用阶段

　　

　　二十世纪九十年代到二十一世纪初， 大多企业都意识到了内部信息共享的重要性， 同期， 国家也在不断加快信息化建设的步伐。在此背景下， 很多企业都开始着手于局域网的建设， 从而在企业的局域网内实现信息、文件以及软件的共享利用， 这一时期的企业行政管理工作开启了内部信息共享的新阶段。

　　

　　（三） 企业广域网的使用阶段

　　

　　二十一世纪初， 众多企业开始由局域网拓宽到广域网。企业行政管理由局域网时代迈入了广域网时代， 大幅提升了企业行政管理的信息化程度。在此阶段， 企业对于各种管理信息系统以及软件的应用也逐步增多， 同时， 企业对于信息化项目的维护与开发投入也越来越多， 推动了企业管理中硬件系统与信息管理软件系统的集成化。

　　

　　（四） 智能化的行政管理阶段

　　

　　企业在推动行政管理工作信息化建设的过程中， 必然会朝向智能化的方向发展， 从而减少繁杂的系统维护工作， 将更多的精力投入到企业的生产经营活动中。当前， 企业的信息化建设工作正在朝着智能化的方向进步， 而在未来， 企业的信息化工作者也必然会朝着这个方向不懈的努力。

　　

　　三、当前企业行政管理工作信息化建设中存在的问题

　　

　　（一） 信息化水平欠缺， 信息传递效率低下

　　

　　现阶段， 大多企业都存在行政管理工作的信息化水平欠缺以及信息传递效率低下的问题。具体而言， 就是企业在实际的行政管理工作信息化建设进程中， 仍然有很多管理活动尚未转化为电子化形式， 仅仅只是将较少的一部分文字材料转化为电子化信息， 而对于其他行政管理工作内容而言， 仍然采用的是手工方式进行操作， 简单来说就是企业信息化所辐射的行政管理工作范围还比较小[2].与此同时， 部分已经转化为电子化数据的行政管理工作信息在传递的时候也存在效率低下的问题， 集中体现于传递速度慢、保存时间短、传递不充分等方面。因此， 在提升企业行政管理工作效率方面还有很大的空间。

　　

　　（二） 流程设计与企业行政管理发展需求不匹配

　　

　　就现状而言， 部分企业在行政管理的流程设计上还存在较大的缺陷， 无法充分满足企业的发展需求， 不利于企业行政管理工作综合指导作用的发挥。具体而言， 首先就是流程设计与企业行政管理工作过程不匹配， 与实际情况不符， 甚至还会使行政管理工作变得更为繁琐。与此同时， 部分企业虽然也建立了相对完善的流程， 但是并未根据自身的实际发展状况进行适当的调整， 使得流程设计长期得不到完善， 严重阻碍企业行政管理工作的高效开展。

　　

　　（三） 信息化建设缺乏执行力， 激励机制作用不明显

　　

　　要想真正使企业行政管理工作的信息化建设得以落实， 就需要相关工作人员有较强的执行力， 将信息化建设工作融入到行政管理的每一个具体环节中， 也只有这样才能为企业行政管理人员带来工作效率上的大幅提升[3].但就现状来说， 很多企业在推进行政管理工作信息化建设的进程中都缺乏执行力。同时， 与之相应的激励机制所发挥的作用也不明显。具体而言， 一方面是由于责任落实不到位， 一项行政管理工作信息化建设方案出来后， 各个流程缺乏与之对应的负责人或负责部门。另外一方面主要表现为激励机制的缺失， 导致企业的相关工作人员在开展信息化建设的过程中缺乏积极性， 进而企业行政管理工作信息化建设一直无法取得预期成效。

　　

　　四、强化企业行政管理工作信息化建设的策略

　　

　　（一） 加大资金投入力度， 强化企业信息化建设

　　

　　企业要想加快行政管理工作的信息化建设步伐， 必然需要投入大量的精力与财力。从局域网发展到广域网， 由单一的C/S软件结构， 发展至B/S与C/S共有的混合型结构， 能够在互联网络的支持下， 实现软件共用与信息共享， 只有当以上种种都能逐步实现时， 企业的信息化程度才会越来越高， 对于各种软件以及系统的应用也将越来越多。需要指出的是， 随着企业信息化程度的提升， 企业在信息化项目上的投入也必然越来越多， 例如项目的开发以及维护， 这些都需要企业投入大量的资金、人力和物力。当前， 网上办公系统在企业中的应用程度逐步加强， 促使企业从单一的硬件系统管理转变为硬件系统与信息管理软件系统协调配合的集成化管理。基于此背景， 首先就需要企业加大这些方面的资金投入， 积极引入最新的技术成果， 不断提升信息的利用程度， 促使先进的信息技术能够在企业的行政管理中发挥其更大的积极作用[4].此外， 企业还需要在互联网环境中应用相关行政管理软件， 确保信息的高效共享与实时传递， 进一步加强企业的信息化建设， 在这方面不断缩小与优秀企业的距离。

　　

　　（二） 优化企业行政管理流程， 完善流程信息化设计机制

　　

　　行政管理流程设置是企业在进行行政管理工作信息化建设中的重要内容。企业推动行政管理信息化应当建立在一个具体的工作流程之上， 企业只有把行政管理流程设计好， 才能保障行政管理工作的有序展开[5].众所周知， 将信息系统应用于企业的行政管理中， 就能将一些重复繁琐的事情变得简单化， 但实际上信息系统也存在其无可避免的缺陷。具体而言， 由于信息系统实际也是由人所设计开发的， 它的功能也只是完成预先所设定的指令， 即功能逻辑。当然对于企业的行政管理工作而言， 信息系统的功能逻辑必然会涉及行政管理工作的流程问题。信息系统的功能逻辑将直接影响企业行政管理工作信息化建设的成败。对此， 企业应当让业务管理部门参与流程设计， 依据其多年的实践经验， 对业务流程进行规范化的设定， 才能设计出合理高效的信息化工作流程。与此同时， 对业务流程进行整理以及优化设定， 必然需要企业高层管理者的参与， 而对于将要进行质量管理体系认证的单位而言， 应当抓住这次机会， 积极与企业高层管理者进行沟通协调， 把规范流程和梳理业务两项工作联系起来， 从而达到相互协调、省时省力的目标[6].在实际的操作过程中， 企业首先应当根据行政管理工作的内容进行分析梳理， 然后再根据已知的行政管理工作内容确立不同方向的流程。最后还需要对行政管理工作内容进行深入地筛选， 这里的筛选标准必须结合企业行政管理工作的基本特点， 选择比较易于程序化的内容进行流程设计。

　　

　　（三） 保障信息化建设工作落实， 充分发挥激励机制作用

　　

　　对于企业的行政管理工作而言， 只有保障信息化建设工作的认真落实， 才能真正推动企业行政管理工作的信息化建设进程， 简单来说， 就是要落实信息化建设的执行工作。对此， 首先企业应当出台信息化建设的操作方案， 再将方案中的每一个要点下放到各个部门中， 从而确保信息化建设中的具体任务得以落到实处， 此外， 还需要对相关人员进行必要的考核评估， 从而促进整套方案的全面落实[7].此外， 企业还需要建立合理的激励机制， 以此提升行政管理工作者的信息化热情。随着我国互联网技术的快速发展与普及， 员工只要在互联网无线信号的覆盖区域就能实现对信息的处理， 这在很大程度上提升了员工的办公效率， 但同时也改变了企业行政管理人员的办公形式， 使得办公区域由办公室转向了生活中的其他领域， 同时办公时间也更加碎片化， 不再局限于上班时间， 员工可以根据自身实际情况酌情变换办公场所与时间。在此情况下， 配合合理的激励机制作用， 企业员工便能提升行政管理工作信息化建设的参与热情， 并最终推动企业行政管理工作效率大幅提高。

　　

　　（四） 把握企业行政管理工作信息化建设的着力点

　　

　　企业在推动行政管理工作信息化建设的过程中， 必然会用到现代的信息系统。而对于信息系统的应用方式主要分为三种。其一是应用不收费用的信息化系统， 我国行政管理工作信息化建设在几十年的发展历程中， 也产生了诸多开放性的免费系统， 但是不得不说这类系统的局限性也是十分明显的， 例如功能不全面、流程设置不充分等， 难以被现代企业所应用。第二就是通过购买的方式， 应用一些技术较为成熟的商业软件， 例如OA软件以及财务软件等， 这类软件不仅功能强大， 而且在流程设计上也较为合理全面， 企业在实际的应用中只需要完成一些基本的设置就能投入使用， 但是这类软件也有一定的不足， 例如管理流程过于固化， 难以定制或完成企业的部分特殊要求[8].最后一种应用方式即是找到专业的软件开发公司， 定制符合企业需求的软件。这种趋势在近几年发展尤为迅猛， 各类办公管理软件如同雨后春笋般纷纷出现在人们的视野中， 伴随着企业行政管理工作的不断细化， 大量IT企业开始提供量体裁衣式的定制服务。对此， 企业可以将软件订制作为行政管理工作信息化建设的核心， 在企业可利用的信息化资源基础上， 在行政管理工作者参与的前提下， 规划好行政管理工作业务流程， 请专业的IT服务企业为本企业量体裁衣式的定制高效、便捷、适用的行政管理办公系统。

　　

　　五、结语

　　

　　近年来的企业行政管理实践已经证明， 行政管理信息化能够大幅提升企业的管理效率， 在实际的操作过程中， 需要企业根据实际情况， 不断提高本企业信息化水平， 加大资金投入力度；做好行政管理工作流程信息化设计并不断优化流程；将行政管理工作的信息化建设真正落到实处， 激励行政管理工作者提升信息化应用能力；把握好行政管理信息化工作建设的着力点， 定制高效、便捷、适用的软件系统帮助企业不断提高行政管理信息化水平。

　　

　　参考文献

　　

　　[1] 李睿。探析新时期企业行政管理的重要性及创新路径[J].中国管理信息化， 2017, 20 （8） :93-94.　　

　　[2] 徐武沙。对改善企业行政管理效率的几点思考[J].中国管理信息化， 2017, 20 （3） :80-81.　　

　　[3] 郑向阳。国有企业行政管理中存在的问题及创新措施探讨[J].中国管理信息化， 2016, 19 （22） :105-106.　　

　　[4] 藏耀威。浅析工商行政管理信息化的必要性[J].科技展望， 2016, 26 （2） :19.　　

　　[5] 刘应斌。企业行政管理的职能作用及完善措施[J].中国管理信息化， 2017, 20 （6） :81.　　

　　[6] 马艳玲。企业行政管理的现存问题及改革思路浅析[J].信息化建设， 2016 （5） :180-182.　　

　　[7] 丁强。公司行政管理工作的信息化建设若干思考[J].现代经济信息， 2017 （12） :48-49.　　

　　[8] 黄雪春。浅谈国有企业行政管理信息化--防城港务集团推行行政管理信息化[J].大科技， 2016 （25） :1-2.